AdO arenas personvernerklæring

Denne personvernerklæringen forteller om hvordan AdO arena samler inn og bruker personopplysninger.

AdO arena, ved personvernombud, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Der det daglige ansvaret er delegert, kommer det fram under hvert enkelt punkt. Delegeringen omfatter kun oppgavene og ikke ansvaret. Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger fra nettstedet vårt (personopplysningsloven § 19) og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger (personopplysningsloven § 18 1. ledd).
Behandling av personopplysninger på www.adoarena.no og booking.adoarena.no

Webredaktøren har det daglige ansvaret for AdO arenas behandlinger av personopplysninger på adoarena.no, med mindre annet er oppgitt under. Det er frivillig for de som besøker nettsidene å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester, for eksempel å motta nyhetsbrev. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.

Funbit Consulting AS er er vår leverandør for utvikling og vedlikehold av nettstedet.

Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettsted, lagres på egne servere som driftes av leverandøren. Det er kun AdO arena og Funbit Consulting AS som har tilgang til opplysningene som samles inn. En egen databehandleravtale mellom AdO arena og Funbit Consulting AS regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles.

Nettstatistikk

AdO arena samler inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på adoarena.no. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

Opplysningene behandles i avidentifisert og aggregert form. Med avidentifisert menes at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker. Vi samler inn hele IP-adressen, men IP-adressen avidentifiseres slik at bare de tre første gruppene i adressen brukes til å generere statistikk. Det vil si at dersom IP-adressen består av numrene 195.159.103.82, brukes bare 195.159.103.xx. I tillegg behandles IP-adressene på aggregert nivå, det vil si at all data slås sammen til en gruppe og ikke behandles individuelt.

Vi bruker analyseverktøyene Google Analytics og Facebook Pixel på vårt nettsted. Informasjon fra dette verktøyet utleveres ikke fra AdO arena til andre aktører.

Informasjonskapsler

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside.

Lagring av opplysninger og behandling av disse opplysningene er ikke tillatt med mindre bruker både har blitt informert om og har gitt sitt samtykke til behandlingen. Brukeren skal få vite om og godkjenne hvilke opplysninger som behandles, hva formålet med behandlingen er og hvem som behandler opplysningene, jf. ekomloven § 2-7b.

Nederst på nettsiden adoarena.no vil du finne en side som heter “Cookies”, her kan du få en komplett oversikt over hvilke informasjonskapsler som blir brukt på nettstedet.

Slik administrerer du informasjonskapsler (nettvett.no)

Salg og påmelding til kursplasser

Vi har liste over kurs på vårt nettsted, samt mulighet for kjøp og påmelding til hvert enkelt kurs.
For å melde deg på et arrangement, må du skrive inn e-post adresse, navn, telefonnummer og hvilket firma du representerer.
Vi bruker denne informasjonen for å ha oversikt over hvem som har meldt seg på et kurs og lage lister som kursledere bruker i sitt arbeid. Det kan hende at vi har behov for å komme i kontakt med påmeldte, for å gi viktige beskjeder, i så tilfelle hender det at vi bruker e-post, telefon eller sms.

Kontaktskjema

På nettsiden kan du be AdO arena om å ta kontakt med deg. Når du bruker kontaktskjema vil vi benytte den informasjonen du gir fra deg, til å ta kontakt med deg. Vi har ingen rutiner for regelmessig sletting av denne informasjonen.

E-post og telefon

AdO arena benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet.

AdO arenas medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer.

Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post.

Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Google kalender

Navn, alder og kontaktinformasjon på de som har booket en event hos AdO eller hos Amalie Skram.
Dataen blir ikke slettet i ettertid og brukes kun til å ta kontakt i forbindelse med praktisk gjennomføring av eventene.

Actor

Billett, adgang og kassesystem.
Navn, telefonnummer og e-post.
Har informasjonen for å lete frem i forbindelse med historikk og kjøpsbevis.
Bruker informasjonen til markedsføring via e-post og SMS.

Adgangssystemer ansatte

Salto, Lenel, Actor. Inneholder navn, adresse, e-post og stilling på ansatte, slik at de har tilgang til nødvendige områder på bygget, for å gjøre jobben sin.
Inneholder logg på hvor du har vært og når.
Denne dataen blir ikke brukt aktivt.
Ingen rutiner på å slette disse dataene.

Adgangssystemer kunder

Actor, Eziteq.

Inneholder navn, adresse, telefonnummer og e-post og fødselsdato.
Lagrer avtalegiro-data i Actor. (kontonummer, produktet som er kjøpt og KID nummer)
Brukes til å få tilgang til anlegget.
Brukes til å sende ut kvitteringer og praktiske opplysninger om produktet som kunden har kjøpt.

Dataene brukes også til markedsføring via e-post og SMS.

DnB bank og pensjon

Overlevering av personnumre for å gi tilgang til ansatte og eksterne aktører til kontoer og pensjonsordning for AdO.

Make Newsmail

Brukes svært sjeldent til å sende ut mailer til kunder som allerede har kjøpt produkter fra AdO arena (aktive kunder).

Collectio

Overføring av avtalegiro-data fra Actor, til Collectio for inkassovirksomhet, Collectio er ansvarlig for oppfølging av utestående avtalegirokrav og benytter kundedata for utsendelse og oppfølging av manglende betalinger.

ITV

Alle anlegg inneholder videooveråking i og rundt bygget.
Lagring av video i 7 dager, automatisk sletting etter dette.
Brukes til å oppdage og oppklare kriminelle handling, ulykker og spesielle hendelser.

OneDrive for business

Mappestruktur med tilgangsnivåer.
Her ligger personalrelaterte avtaler, maler og dokumenter relatert til arbeidsforholdet.
Rutiner på å slette dataene 1 år etter ansatte har sluttet.
Inneholder kurslister som inneholder informasjon om deltakere på kurs.

Divegym

Opptak av stupere som kjøper denne tjenesten og aktiverer i stupetårnet.
Individet kan deretter logge seg inn på en underside med en spesifikk ID og hente ut sin video.

Swimeye

Undervannsovervåkning for å varsle potensielle drukningsulykker. Ingen personlige opplysninger og video blir slettet etter 7 dager.

Swimtag

Et armbånd som registrerer svømmelengde, teknikk, fart, osv.
Man registrerer seg på leverandørens nettside med navn, e-post, telefonnummer, for å kunne hente ut statistikk om seg selv. Swimtag er frivillig og er tilgjengelig som et gratis ekstraprodukt for abonnementsgjester.

Nayax

System for å håndtere betaling på kaffe og vendingmaskiner på området.
Inneholder data om navn, e-post og telefonnummer på kunder.
Dataene brukes kun for å gi tilgang til gratis kaffe til abonnementsgjester og ansatte.

Opplysninger om ansatte

AdO arena behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar. Rettslig grunnlag følger av personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f). Det er daglig leder, administrasjon som har det daglige ansvaret for dette. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent og skattekommune. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommendes arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommendes arbeid.

Dessuten registreres det opplysninger i tilknytning til nøkkeladministrasjon av inn- og utpasseringer og opplysninger om tilgangsstyring i IT-systemet. Opplysningene hentes fra de ansatte selv. Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer. Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområdet regnes å være offentlige opplysninger og kan publiseres på tilsynets nettsider.

Følgende systemer er tatt i bruk hos AdO arena i forbindelse med personalhåndtering og lønn:

Sticos – Personalsystem. Kompetanse, fraværsdata.
Planday – Stempling, turnus og lønnsgrunnlag (timeføring)
Agresso HR – Lønnsystem (regnskap)

Dine rettigheter

AdO arenas behandling av personopplysninger er regulert av personopplysningsloven med tilhørende forskrift. Dine rettigheter knyttet til vår behandling av personopplysninger fremgår blant annet av personopplysningsloven kapittel III og IV (GDPR Kapittel III). Nedenfor presenteres noen av de mest sentrale rettighetene:

Rett til innsyn

Enhver som ber om det har krav på å få vite hva slags behandling av personopplysninger AdO arena foretar, samt grunnleggende informasjon om disse behandlingene. Slik informasjon er gitt i denne personvernerklæringen. Det er kun i tilfeller der AdO arena er behandlingsansvarlig at vi kan forvalte krav om innsyn. I tilfeller der AdO arena er databehandler, skal forespørsler om innsyn rettes til behandlingsansvarlig. Som databehandler kan vi ikke gi i innsyn i personopplysninger til den registrerte uten at oppdragsgiver er orientert og godkjenner innsynet.
Dersom du er registrert i AdO arenas systemer har du krav på å få vite hvilke opplysninger om deg som er registrert og hvilke sikkerhetstiltak som foreligger ved behandlingen så langt slikt innsyn ikke svekker sikkerheten.
Du kan kreve at den behandlingsansvarlige utdyper informasjonen som nevnt ovenfor i den grad dette er nødvendig for at du skal kunne vareta egne interesser.

Rett til retting og sletting

Dersom AdO arena behandler personopplysninger om deg som er uriktige, ufullstendige eller som det ikke er adgang til å behandle, kan du innenfor de begrensninger som er fastsatt i personopplysningsloven og annen lovgivning kreve å få rettet eller slettet personopplysninger. Videre kan du kreve sletting dersom behandling av personopplysningene ikke lenger er nødvendig for å oppfylle formålet de ble samlet inn for, eller dersom behandlingen baserer seg på ditt samtykke og du trekker dette tilbake. Behandlingen vil være nødvendig dersom den er lovpålagt. For eksempel kan du derfor ikke kreve at personopplysninger som inngår i oppdragsdokumentasjonen til revisorer og regnskapsførere skal rettes eller slettes, jf. revisorloven § 5-5, revisorforskriften kap. 5 og bokføringsloven § 13. Ved krav om retting og sletting i oppdrag der AdO arena er databehandler, skal den registrerte som hovedregel henvende seg direkte til behandlingsansvarlig.

AdO arena skal svare på henvendelser om innsyn eller andre rettigheter etter personopplysningsloven §§ 18, 22, 25, 27 og 28 (GDPR Artikkel 15, 16, 17 og 20) uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager fra den dagen henvendelsen kom inn, med mindre særlige forhold gjør det umulig å svare på henvendelsen innen denne fristen. AdO arena skal i så fall gi et foreløpig svar med opplysninger om grunnen til forsinkelsen og sannsynlig tidspunkt for når svar kan gis.

Kontaktinformasjon

E-post: karsten@adoarena.no
Telefon: +47 991 516 47
Postadresse: Lungegårdskaien 40, 5015 Bergen